Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Folgendes mit:

1. Datenverarbeiter

1.1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Strandhotel Graal-Müritz GmbH & Co. Hotelgesellschaft KG 

Neuer Höltigbaum 40, 22143 Hamburg

Tel.: 038206 7446-0

Fax: 038206 7446-699

eMail: zentrale@strandhotel-graal-mueritz.de

1.2. Name und Kontaktdaten des Vertreters in der EU nach Art. 27 DSGVO

(nur bei nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern)

trifft nicht zu

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Keller Rechtsanwälte PartGmbB

Rechtsanwalt Axel Keller / Senior Associate Karsten Neumann

August-Bebel-Str. 10-12, 18055 Rostock

Tel.:+49 381 12 88 49-0

Fax: +49 381 12 88 49-69

eMail: dsb-nord@ecovis.com

web: www.ecovis.com/datenschutzberater

2. Verarbeitungsrahmen

2.1. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung verarbeiten wir folgende Daten bzw. Kategorien von Daten:

Identifikationsdaten, Anrede / Geschlecht, Adressdaten, Bankverbindung, Persönliche Daten, Berufliche Tätigkeiten, Wohnadresse, Gegenwärtige Arbeitsstelle, Staatsangehörigkeit, Einwanderungsstatus, Lohn- und Gehaltsdaten, Einnahmen / Einkommen, Schulden, Pfändungen und Darlehen (einschließlich Gläubiger), Urlaubsdaten, Renten/Pensionen, Qualifikation, Berufsqualifikation, Berufserfahrung, Einstellung / Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Berufliche Entwicklung, Zusatzleistungen (u.a. Fitnesskarte), Zuwendungen, Lohn / Gehalt / Bezüge Elterneigenschaft, Kinderfreibeträge, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Sozialversicherungsnummer, Geburtsname sowie Geburtsort, Zugehörigkeit zu Abteilungen, Betriebsstätten, Kostenstellen und Mitarbeitergruppen, Geburtsdatum und Familienstand, Angaben zu Kindern Mitgliedschaft in Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Firmenwagen (u. a. Kennzeichen, Listenpreis), Schwerbehinderung (mit entsprechendem Aktenzeichen), Abrechnungsdaten, Funktionsbeschreibung, Gesundheitsdaten, Verbandbuch, Polizeiliches Führungszeugnis, Lohnpfändungen

 2.2. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.

Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung werden uns daneben aber auch Daten von Dritten übermittelt. Dies ist insbesondere bei Mitarbeiterdaten und Finanz daten der Fall. In diesen Fällen erheben wir Daten insbesondere von Versicherungsträgern wie Krankenkassen, Renten- und Unfallversicherung bzw. Berufsgenossenschaft sowie dem Finanzamt.

Aus öffentlichen Quellen erheben wir grundsätzlich keine personenbezogenen Daten.

2.3. Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, insbesondere wenn nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) oder berufsrechtlichen Vorschriften die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Datenbestehen oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

2.4. Zwecke der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind

• die Abrechnung von Lohn und Gehalt einschließlich Spesenabrechnungen
• die Erfassung der Arbeits-, Urlaubs-und Fehlzeiten, beispielsweise zur Führung eines Arbeitszeitkontos sowie der Abwesenheitsplanung
• die Personalaktenführung zur Verwaltung der Mitarbeiter unseres Unternehmens
• die Erfassung und der Nachweis der Durchführung von Schulungen und sonstigen Maßnahmen, insbesondere in den Bereichen Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, Hygiene und ähnlichen Gebieten
• die Prüfung der Zugangs- und Zutrittsberechtigung
• die Organisation und Verwaltung von Dienstwagen, einschließlich der Dokumentation der Fahrtenbücher sowie der Verwaltung von Verwarnungs-, Buß- und Strafsachen
• die Vorstellung unseres Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu Marketing- zwecken in Print- und elektronischen Medien.

2.5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist

1. Sie haben uns ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
2. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
3. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;
4. die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person zu schützen;
5. die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Dies ist insbesondere dann zu berücksichtigen, wenn Sie noch nicht volljährig sind.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt daher in der Regel auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines mit Ihnen bestehenden Vertrages erforderlich ist.

Nicht für die Vertragserfüllung erforderliche Daten erheben wir auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei wir hinsichtlich der Einzelheiten unseres berechtigten Interesses an der Datenverarbeitung auf die nachfolgende Ziffer verweisen.

Daneben stützen wir die Datenverarbeitung aber auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit uns gesetzliche Pflichtentreffen. Dies ist beispielsweise im Hin-blick auf Meldepflichten gegenüber Einzugsstellen, d.h. insbesondere Kranken- und Rentenversicherungen oder einer Berufsgenossenschaft, aber auch im Hinblick auf Meldungen an die Finanzverwaltung der Fall.

Schließlich kann es auch vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine von Ihnen freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stützen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

2.6. Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten –kommen beispielsweise

1. das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
2. die Betrugsprävention;
3. Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
4. Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
5. interne Verwaltungszwecke in Betracht.

Insbesondere wird die Datenverarbeitung durch externe Dienstleister unseres Unternehmens, insbesondere die Graaler Service GmbH, in den Bereichen Personalwesen, Abrechnung und Buchhaltung, IT sowie Werbung auf unser berechtigtes Interesse gestützt, sich zur Erfüllung der uns insoweit treffenden Aufgaben und Pflichten einer Servicegesellschaft zu bedienen.

Wir stützen die Datenverarbeitung und insbesondere Weitergabe aber auch auf weitere berechtige Interessen, soweit es die oben genannten Zwecke erfordern. Dies betrifft beispielsweise

• den Abschluss von Versicherungen, insbesondere über die Leistung bei Eintritt eines Versicherungsfalls (Betriebsunterbrechungs- / Betriebsausfallversicherung, Betriebsinhaltsversicherung, Haftpflichtversicherung)
• für uns tätige Rechtsvertreter.

2.7. Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich

1. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. b. aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben und zu dessen Erfüllung die Datenerhebung dient;
2. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. c. aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen, oder – gemäß Art. 6 Abs. 2 und 3 DSGVO –dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ergeben;
3. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. d. und e. aus allgemeine Hilfeleistungs- oder vertraglichen Nebenpflichten ergeben, die nicht spezifisch auf Datenerhebungen zugeschnitten sind, etwa den Regelungen zur Unterlassenen Hilfeleistung in § 323c StGB.

Hiervon umfasst können insbesondere folgende Daten bzw. Kategorien von Daten sein:

Identifikationsdaten, Steuer-Identifikationsdaten, Adressdaten, Schulische Laufbahn, Kontaktdaten, Berufsqualifikation, Bankverbindung, Berufserfahrung, Finanz-Identifikationsdaten, Zusatzausbildungen, Wohnadresse, Zusatzleistungen, Urlaubsdaten, Zuwendungen, Sozialversicherungsnummer, Lohn / Gehalt / Bezüge

2.8. Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss

Insbesondere die in vorstehender Ziffer 2.7 genannten Daten sind für den Abschluss eines Arbeitsvertrages oder die Begründung eines sonstigen Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich.

2.9. Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die sonstigen Daten bzw. Arten von Daten werden von uns im Rahmen der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebsablaufs erhoben. Die Verpflichtung der Bereitstellung dieser Daten ergibt sich aus dem mit Ihnen bestehenden Arbeitsvertrag, ggf. ergänzt um entsprechende Dienst- bzw. Arbeitsanweisungen.

Hinsichtlich einiger Daten, beispielsweise zu Arbeitsunfällen , bestehen auch gesetzliche Verpflichtungen zur Bereitstellung der Daten.

 2.10. Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Besteht nach Ziff. 2.7 eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten, so ist diese Voraussetzung für den Abschluss bzw. Fortsetzung eines Arbeits-, Dienst- oder sonstigen Beschäftigungsverhältnisses.

Ergibt sich die Bereitstellungspflicht aus dem zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag oder einer gesetzlichen Anordnung, so kann diese grundsätzlich auch gerichtlich durchgesetzt werden. Unter Umständen ist ein Verstoß sogar strafbar oder bußgeldbewehrt. Falsche Angaben können auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

2.11. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Bei uns werden keine automatisierten Leistungsüberwachungs- oder Bewertungssysteme eingesetzt.

3. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an Dritte weitergeleitet. 

Dies sind insbesondere:

Empfänger intern:

• Geschäftsführung
• Abteilungsleiter
• Personalabteilung (intern)
• IT-Sicherheit (intern)

Empfänger extern:

• Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Finanzverwaltung
• Eigene Rechtsvertreter
• Rechnungswesen / Buchhaltung (extern)
• Qualitätssicherung (extern)
• Einzugsstellen, insb. Krankenkassen
• Versicherungsunternehmen
• Betriebsarzt
• Agentur für Arbeit
• Gebäudeschutz / -bewachung
• Externe Datenverarbeiter (so genannte Auftragsverarbeiter)

Sonstige externe Dienstleister können beispielsweise solche in den Bereichen Buchhaltung, Archiv, Wartung und Pflege der EDV-Systeme, der Unternehmens-Webseite, Marketing oder Akten- bzw. Datenträgervernichtung sein. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.

Einige Auftraggeber verlangen von uns, die durch uns im Rahmen eines konkreten Auftrages eingesetzten Mitarbeiter zu benennen. In diesen Fällen wer-den durch uns insbesondere die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten übermittelt:

Name, Kontaktdaten, Berufliche Qualifikation, Anwesenheitsdaten

 3.2. Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln

Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

3.3. Vorhandensein oder Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission 

Trifft nicht zu.

3.4. Verweis auf geeignete oder angemessene Garantien 

Trifft nicht zu

4. Ihre Rechte

4.1. Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

• das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)und
• das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (sieheZiffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Wir weisen noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

LegenSie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Erfolgt die Verarbeitung, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz

und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern

Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin

Telefon:+49 385 59494 0

Telefax:+49 385 59494 58

eMail: info@datenschutz-mv.de

web: www.datenschutz-mv.de; www.informationsfreiheit-mv.de 

https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

4.2. Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Keller Rechtsanwälte PartGmbB

Rechtsanwalt Axel Keller / Senior Associate Karsten Neumann

August-Bebel-Str. 10-12, 18055 Rostock

Tel.:+49 381 12 88 49-0

Fax: +49 381 12 88 49-69

eMail: dsb-nord@ecovis.com

web: www.ecovis.com/datenschutzberater